Onboarding

Seit 1. November nehme ich am Onboarding teil. Ja! Onboarden, nicht Snowboarden! Und auch kein Onboarding auf einen Flug z. B. nach Ruanda. Das hat ja für mich alles schon stattgefunden. Nein, jetzt steht Onboarding in das GIZ- Universum auf dem Programm und das für exakt einen Monat. Wie geil ist das denn, dachte ich am Anfang. Einen Monat Einarbeitung, Vorstellung der Arbeitsweise der GIZ, Leitbilder und Handlungsrichtlinien, Perspektiven und Vorhaben aber auch vertragsrechtliche Inhalte, Sicherheit und sogar Aus- bzw. Rückreisevorbereitungen. Bei welchem Arbeitgeber gibt’s das schon?

Laut Aussage des Onboarding-Vorbereitungsteams stand mir als neuer Mitarbeiterin pünktlich Sonntagmitternacht 31.10. eine GIZ-eMail Adresse zur Verfügung. Es gab eine Handreichung, die detailliert beschrieb, wie man sich mit den Pass- und Kennworten bestehend aus Teilen des Namens und der Personalnummer anmeldete und registrierte. Klang selbst für mich relativ verständlich, funktionierte jedoch leider NICHT! Schade! Ein Anruf beim IT-Support in Eschborn am Montagmorgen um 9:00 Uhr stellte klar, dass bereits seit zwei Jahren eine andere Handreichung gültig ist. Ahhh! Das hatte ich eher erwartet und das kam mir auch von anderen Arbeitgebern bekannt vor. Ich bekam ein weiteres Passwort genannt und sollte es nun noch einmal versuchen. Na dann, irgendwie hat es bisher ja immer geklappt!

In einer Stunde würde mein erstes online Onboarding Seminar beginnen und ich hatte noch immer keinen Zugang und von MS Teams, meinem neuen Begleiter, keine Ahnung. Das Trainingsvideo konnte ich mir leider nicht anschauen, da ich im Vorfeld keinen Zugang zu der Lernplattform der GIZ hatte.

Mein Webinar begann pünktlich 8:30 Uhr CET also 9:30 Uhr in Rwanda. 67 neue GIZ-Mitarbeiter*innen wurden auf meinem Bildschirm angezeigt. Thematische Chaträume standen zur Verfügung, man sollte auf einem Whiteboard seine persönlichen Erwartungen niederschreiben und diese in selbst zusammengestellten Unterarbeitsgruppen diskutieren. Ich verstand kein Wort, wusste nicht, wo ich das Whiteboard finden und wie ich mich in Untergruppen zusammenfinden sollte. Ich klickte und suchte und fand doch nix. Im Gruppenchat fragte ich nach und bekam auch eine Antwort. Da ich noch nicht als GIZ Mitarbeiterin registriert, sondern mit einem Gastzugang angemeldet war, standen mir bestimmte online Tools nicht zur Verfügung. Gott sei Dank, eine plausible Erklärung und ich war nicht einfach nur zu blöd.

Ich quäle mich durch den ersten Tag, an dem es um allgemeine Informationen zur GIZ (Organgram, Leitprinzipien, Mitarbeiterstruktur u.s.w.) ging. Die Inhalte waren sehr interessant, gut aufbereitet, interaktiv gestaltet und man konnte vielfältige online Tools ausprobieren. Doch das war mir auf einen Schlag alles viel zu viel! Ich war mehr mit der Technik, als mit den Inhalten beschäftigt und versuchte, so gut es geht, zu folgen. Ich hatte das Gefühl, der IT-Support stand aufgrund meiner Unwissenheit den ganzen Tag nur für mich zur Verfügung. Doch nach einigen Stunden realisierte ich, dass sich auch andere neue Mitarbeiter*innen nicht in den vorbereiteten Untergruppen einfinden und inhaltlich mitarbeiten konnten. Erneut Erleichterung!

17:30 Uhr war der erst Tag meines Webinars zu Ende und ich AM Ende. Die Ohren drücken aufgrund der Kopfhörer, die ich den ganzen Tag getragen hatte. Meine Augen brannten durch das ununterbrochene auf den Bildschirm Starren, die Schultern waren total verspannt und ich angespannt. Aber ich hatte es geschafft und den Tag überstanden! Doch weitere Tage würden folgen.

Abends meldete ich mich noch auf der Lernplattform der GIZ an. Dort öffneten sich nun zahlreiche Fenster, die mit Webinaren, Webbasierten Trainings (WBT) , Videos, Tests, Power-Point-Präsentationen und sonstigen schriftlichen Informationen bestückt sind. Der Umfang faszinierte, war aber auch erschreckend und furchteinflössend. Das alles stellte also nun meine Arbeitsgrundlage als Entwicklungshelferin dar und musste durchgelesen, angeklickt, angehört und durchgearbeitet werden.

„Einen Screenshot des erfolgreichen Abschlusses des verpflichtenden WBT schicken Sie bitte vor Ihrem Webinar am 8.11. per eMail an Frau …..!“ So lautet eine E-Mail, die ich Tage vor meinem ersten Seminar bereits erhalten, jedoch nicht berücksichtigt hatte. Ein Zugriff auf die Lernplattform war ja ohnehin nicht möglich gewesen. Das musste ich dann also noch erledigen. Nur wann? Nach 8 Stunden Onlinetraining und 2 Stunden Erklärvideo zu MS-Teams oder doch lieber erst am Wochenende?

Die GIZ arbeitet mit einem in sich geschlossenen, ganzheitlichen System- IDA. In diesem ist MS Teams, ein DMS, Outlook und zahlreiche andere Programme enthalten. Somit musste ich mein privates eMail-Programm und den Kalender auf dieses System umstellen. Alle eMails, die meine Teilnahme an zukünftigen Seminaren bestätigten, mussten aus meinem Privataccount an den neuen GIZ account weitergeleitet und von dort in den Outlook-Kalender überführt werden. Ich war am verzweifeln. Zusätzlich brachte mich die Zeitverschiebung noch durcheinander. Einige Termine waren in CET+1 und andere in UTC +2 angegeben. Zu welcher Zeit fanden sie denn nun verflucht nochmal in Ruanda statt? Wurden beim Übertragen in den Outlook-Kalender die Zeitangaben an die Ruandische Zeit (CAT) angepasst? Ja und Nein! Die Zeitzonen mussten erst eingestellt werden. Es war zum Heulen. Meine mühsam erarbeitete Struktur und mein begrenztes technisches Verständnis lösten sich innerhalb von einem Tag in Luft auf. Gerade hatte ich mich nach zwei Jahren an die Apple-Tools gewöhnt und nun war wieder Mikrosoft angesagt. Das hatte ich nicht erwartet oder vorhergesehen. Das Stand so nicht auf dem Plan! Aber es half nix, da musste ich jetzt durch.

Trotz allem ist diese einmonatige Einarbeitungszeit bei der GIZ genial geplant und inhaltlich sehr gut vorbereitet. Die Umstellung von Präsenz auf digital ist gut gelungen, obwohl ich wie gesagt damit komplett überfordert bin. 8 Stunden vor dem Laptop sitzen und auf den Screen starren finde ich nach wie vor sehr anstrengend aber gleichzeitig bin ich begeistert von den Möglichkeiten der Digitalisierung und des einfachen Austauschen in großen und kleinen Teams. „Landeskunde Rwanda“, ein Sprachtraining und „Spezifika des Einsatzes von Entwicklungshelfern“ sind die nächsten Webinare, die für mich online gebucht wurden. Und mit den Angeboten auf der GIZ- Lernplattform kann ich mich ein weiteres Jahr lang beschäftigen und allumfassend qualifizieren. Spätestens dann habe ich auch den Fun-Faktor des Onboardings erkannt. Doch eigentlich wollte ich nur ARBEITEN.

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