Der Tanganyika See, der Malawi und der Victoria See sind die drei größten Seen Afrikas. Sie gehören zur so genannten „Region der Großen Seen“. In dieser Region haben sich 12 Afrikanische Länder zusammengeschlossen.
- Zambia
- Zimbabwe
- Mozambique
- Uganda
- Ruanda
- Tanzania
- Demokratische Republik Congo (DRC)
- Burundi
- Kenya
- Malawi
- Äthiopien
- Südsudan
Die GIZ Rwanda hat ein Entwicklungshilfeprogramm in dieser Region, welches Projekte für den Länderzusammenschluss unterstützt. Um die Entwicklung der benannten Länder abgestimmt voranzubringen, wurde das „International Committee of the Great Lake Region“ (ICGLR) gegründet. Jedes Land schickt Repräsentanten in dieses Komitee, das nach bestimmten Regeln arbeitet und für die Länder gemeinschaftlich Entscheidungen vorbereitet und umsetzt. Besonders wichtig ist dieses Gremium für den Bereich des Mineralien- und Gold-Abbaus in der Region.
Seit April dieses Jahres arbeitet Thomas zu 51% seiner Arbeitszeit in diesem Regionalprogramm der GIZ. Aufgrund meiner Expertise zur Prozessanalyse und zum Prozessmanagement bekam auch ich die Gelegenheit mit diesem Internationalen Komitee zusammenzuarbeiten. Der Auftrag für die GIZ bestand darin, die Prozesse der Personalverwaltung (HR Prozesse) zu definieren, zu analysieren und zu digitalisieren. Letzteres wird von Thomas durchgeführt.
In einem Workshop mit den Ländervertretungen war es meine Aufgabe, ihnen ein einheitliches Grundverständnis für HR Prozesse und deren Inhalte mit Spezifizierung im Kontext des Länderverbundes zu vermitteln. Daher musste ich mich erst einmal ein wenig in das Thema einlesen, um einen Überblick und meinerseits ein Grundverständnis der Situation der ICGLR zu bekommen.
Ein Dokument in der Vorbereitung war ein Evaluationsbericht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernest & Young aus dem vergangenen Jahr. Die Unternehmensstrukturen der ICGLR wurde darin erklärt und zahlreiche Empfehlungen zur Verbesserung ausgesprochen. Eine davon war die Prozess-Strukturierung im Personal- und Finanzbereich. Für den Finanzbereich waren die gegebenen Empfehlungen berücksichtig, erste Entscheidungen getroffen worden und die Digitalisierung hatte ebenfalls bereits begonnen. Für die Personalverwaltung standen entsprechende Veränderungen noch aus und sollten mit dem geplanten Workshop initiiert werden.
Wo sollte ich jedoch beginnen? Was konnte ein Ergebnis des Workshops sein? Welche Erwartungen hatten die Teilnehmenden an diesen Workshop und vor allem wie gestaltete man ihn partizipativ, so dass sich die unterschiedlichen Nationalitäten mit ihren Themen berücksichtig fühlen? Viele Fragen, die in der Vorbereitung geklärt werden mussten. Dazu trafen Thomas und ich uns zweimal mit den Kolleginnen des GIZ Regionalprogrammes, um uns inhaltlich auszutauschen und Antworten auf die vielen Fragen zu erarbeiten.
Danach erstellte ich ein Power Point Präsentation, die thematisch in das Thema einführen und Begriffe klären würde. Des Weiteren entwickelten wir in langen Diskussionen mit Thomas eine Excel Tabelle und Assessment-Kriterien, mit denen die Workshop Teilnehmenden ihre HR Prozesse definieren und evaluieren könnten. Bereits vom Länderverbund erarbeitete Anforderungen (Requirements) für das Prozessmanagement wurden den Haupt- und Sub- Prozessen der Personalverwaltung zugeordnet, um sie später im Rahmen der Digitalisierung erneut aufgreifen und ggf. berücksichtigen zu können.
Alle Beteiligten hatten bereits in 2 Workshop-Tagen verschiedene Themen bearbeitet, Analysen diskutiert und die Halbjahresplanung für das länderübergreifende Projekt vorgenommen. Daher war meine Befürchtung eine nur noch minimale Teilnahme am letzten Workshop-Tag. Doch alle Anwesenden waren ausgesprochen interessiert, engagiert und kommunikativ, so dass sich ein wunderbarer Austausch entwickelte. Auch die Gruppenarbeit war sehr erfolgreich und brachte die großen Herausforderungen in Bezug auf eine geplante Digitalisierung der HR Prozesse zum Vorschein.
Der partizipative Arbeitsansatz war uns richtig gut gelungen. Wir hatten auch alle Register gezogen von Präsentation, Diskussion, Gruppenarbeit, Visualisierung, über individuelle Priorisierung bis zur Evaluation des Workshops mit Mentimeter.
Die inhaltlich doch recht aufwendige Vorbereitung und Einarbeitung hatte sich sehr gelohnt. Ich hatte viel gelernt und methodisch ausprobieren können. Die Teilnehmenden und auch die GIZ Kolleginnen waren sehr zufrieden mit dem Ergebnis und auch für mich stimmte die Qualität des Workshops.
Vielleicht ergibt sich für mich zeitnah eine weitere Möglichkeit mit der ICGLR zu arbeiten, Prozesse zu definieren und den nächsten Schritt der Implementierung zu begleiten. Ein Anfang ist jedenfalls gemacht.