Nachdem wir uns in den letzten Wochen intensiv um das Zeitmanagement gekümmert haben (direkte Kopplung der Anwesenheiten der Lehrer an ihr Gehalt) ging es in den letzte Tage an’s Eingemachte – die Finanzen. Der große Wunsch unseres Auftraggebers, Sagar, war mehr Transparenz. Nach einem kurzen Blick in das bestehende System ist dieser Wunsch auch dringend zu erfüllen.
Wie bei vielen anderen sozialen, gemeinnützigen Organisationen findet man ein gewachsenes System vor, das irgendwann nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen Schritt gehalten hat.
Vieles wird in der Schule auf Zuruf organisiert. Dazu gehören eben leider auch die Finanzen, die überwiegend cash abgewickelt werden. Gegenüber den indischen Behörden muss ein Cash Book geführt werden, das in Marathi und daher für uns leider inhaltlich nicht nutzbar ist. Laut Aussage von Baba und dem Schulleiter Balasaheb, die bisher gemeinsam die Finanzen verantworten, passte in den letzten 8 Jahren natürlich alles bis auf den letzten Rupie. Das Ganze hat nur leider eine strukturelle Schwäche. Weder ausstehende Einnahmen (wie Schul- oder Busgeld) noch ausstehende Ausgaben (wie z.B. die Lehrergehälter der letzten beiden Monate) werden irgendwo geführt. Balasaheb hat alle Finanzdetails in seinem Kopf aber der ist leider sehr fehleranfällig. Daher kollabiert dieses System sehr schnell, nachdem wir unsere Anforderungen daran klar kommuniziert haben.
Wir starten daher für die Zukunft mit einem simplen Excel-Sheet für Einnahmen und Ausgaben. Bisher wurde im Wesentlichen alles auf irgendwelchen Zetteln bzw. auch auf der Handinnenseite vermerkt, bis es dann irgendwann einmal in das große große Cash- Buch übertragen wurde. Dabei konnte man natürlich leicht auch Dinge beim Übertragen auslassen, so dass alles am Ende gepasst hat. Das geht natürlich beim sofortigen Eintragen in’s Excel mit zusätzlicher Kontrolle durch uns nicht mehr.
Die letzte Woche haben wir nun damit zugebracht, gemeinsam mit Balasaheb alle Ausgaben zu prüfen, da er uns schon nach einer Woche Differenzen beichten musste, die er nicht einfach “auflösen” konnte. Um es klar zu sagen – es geht hier unserer Meinung nach nicht um Bereicherung einzelner – aber um fehlende Übersicht. Wie soll man die auch gewinnen in einem Land, wo tatsächlich noch die meisten Dinge Cash und oftmals ohne Rechnung abgewickelt werden – wir hatten ja persönlich beim Thema Bargeld auch schon unsere Erfahrungen machen müssen.
Also haben wir Balasaheb geholfen, die Lücke in den Finanzen durch gemeinsames Suchen der Ausgaben schrittweise zu schließen. Trotzdem ist nun am Ende ein Betrag in Höhe eines halben Monatsgehaltes von ihm übrig geblieben, der ihm nun von seinem Gehalt abgezogen wird. In der Konsequenz haben wir jedoch eine sofortige Akzeptanz für unser System erhalten, da wir relativ schnell die Nützlichkeit klar machen konnten. Seit April haben wir die Finanzen nun gemeinsam in Kontrolle – abzüglich des verschwundenen Schatzes von Balasahebs halbem Monatsgehalt natürlich.
Das bringt nun natürlich nicht das fehlende Geld – aber es bringt Transparenz und Sicherheit, dass alles eingezahlte und auch gespendete Geld dort ankommt, wo es hingehört – in die Bildung der Schüler nämlich.
