Mein Arbeitsauftrag im Rahmen der GIZ ist es, in Abstimmung mit meiner Partnerorganisation diese weiterzuentwickeln, so dass sie für ihre Klientel in Rwanda die Durchsetzung der Menschenrechte propagieren und praktisch unterstützen kann. Eine sehr umfangreiche Aufgabe, die an verschiedenen Punkten ansetzen kann:
- bei den Mitarbeitenden der NGO
- bei den Strukturen und den Prozesse in der NOG
- bei den (gesellschaftlichen) Umfeldfaktoren, auf die die NGO reagieren muss
Um ein möglichst umfangreiches Bild von meiner Partnerorganisation zu bekommen, habe ich in den vergangenen Monaten versucht, so viele Abläufe und Strukturen kennenzulernen, wie möglich. Dabei habe ich beobachtet, wie Kolleg*innen die Arbeit planen und strukturieren, Ideen umsetzen, Projekte evaluieren und eigene Handlungsweisen reflektieren. Diesbezüglich konnte ich unterschiedliche Methoden und Herangehensweisen nutzen:
- persönliche Gespräche
- Field-visits
- Team- Workshops
- Evaluationen und
- Recherche von offiziellen Dokumenten
Diese Vielfalt und auch die Freiheit, selbständig zu arbeiten und Themenschwerpunkte zu setzen, fasziniert mich und macht die Arbeit bei der GIZ sehr attraktiv.
Meine Kolleg*innen sind einerseits sehr aufgeschlossen für Neues, wollen lernen und die NGO, bei der sie teilweise schon seit 10 Jahren arbeiten, voranbringen. Andererseits sind sie aber auch sehr von ihrem projektbezogenen Arbeitsalltag eingenommen, so dass wenig Zeit für zusätzliche Aktivitäten und Workshops zur eigenen Weiterentwicklung bleibt. Trotzdem sind Workshops sehr beliebt und werden daher auch immer in Tagungshotels in Kigali oder sogar außerhalb des üblichen Aktionsradius der NGO durchgeführt. Stets ist auch ein gemeinsames Mittagessen mit eingeplant, um dadurch die Bereitschaft zur kontinuierlichen Teilnahme zu erhöhen.
Daher freue ich mich immer ganz besonders, wenn meine Vorbereitungen für solche Veranstaltungen gut ankommen und Ergebnisse produziert werden. Allerdings muss ich noch daran arbeiten, dass meine Partnerorganisation auch in die Umsetzung von Geplantem und Verabredetem kommt und es nicht nur bei der theoretischen Erarbeitung von neuen Inhalten in den Workshops bleibt.
Durch einen von mir angeregten und durchgeführten Workshop zum “Task-Management” mit dem Stammteam von 4 Kolleg*innen ist deutlich geworden, wie viele Arbeitsaufgaben in unterschiedlichen Komplexitätsgraden und in verschiedenen Zeiteinheiten von einzelnen Mitarbeitenden übernommen werden. Nun müssen wir noch erarbeiten, welche dieser Aufgaben inhaltlich tatsächlich in wessen Verantwortung fallen. Dabei sollen Überschneidungen oder sogar Dopplungen vermieden werden. Im besten Fall können sogar Aufgaben an andere übergeben oder einzelne Inhalte ausgelagert werden. Das qualifizierte Stammpersonal sollte dadurch stärker entlastet und leichter in neue GIZ Projekte eingebunden werden können.
Meine Partnerorganisation wurde 1995 gegründet und hat sich über die Jahre von einer selbst initiierten Interessenvertretung von Menschen mit Sehbehinderung oder Blindheit zu einer landesweit operierenden NGO mit internationalen Kontakten weiterentwickelt. Leider ist es bisher noch nicht gelungen, die Strukturen und die Prozesse der Organisation dementsprechend anzupassen. Das wird u. a. nun auch meine Aufgabe im Rahmen der Organisationsentwickung sein.
Diese Entwicklung findet jedoch nicht nur in den Strukturen der NGO oder in der Aufgabenverteilung statt, sondern auch durch die Qualifizierung des vorhandenen Personals (capacity development). Dabei steht nicht unbedingt die reine fachlich-inhaltliche Weiterbildung im Vordergrund. Das tägliche Zeitmanagement und die Büroorganisation sind mir als wesentliche Bausteine aufgefallen, die durch kleine Anregungen und praktische Tips durchaus schnell verbessert werden könnten.
Nachdem wir nun schon eimal die regelmäßig anfallenden Arbeitsaufgaben meiner Kolleg*innen zusammengetragen hatten, habe ich an ganz praktischen und sehr konkreten Beispielen das Modell der Priorisierung von Arbeitsaufgaben erklärt. Da es keine Pinnwände zu kaufen gibt und die allgemeine Büroausstattung auch eher bescheiden ist, müssen einfache Methoden und Hilfskonstruktionen unterstützend genutzt werden.
Die Umsetzung der täglichen Aufgabenpriorisierung im Büro habe ich modellhaft mit meinen eigenen Aufgaben demonstriert. So blieb die Theorie nicht als Anregung für die Kolleg*innen wenig greifbar. Vielmehr konnten sie die Anwendung und Nutzung sofort live erleben. Notizzettel gehen nicht mehr verloren, ein System ist erkennbar und ebenso stellt sich eine “Erinnerungsfunktion” durch das Visualisieren ein. Meine Kollegin war besonders begeistert.
Es muss also nicht immer gleich der “große Wurf” sein, kleine Anregungen stabilisieren eine gute berufliche Zusammenarbeit und ermöglichen zu Beginn ein erträgliches Mass an Veränderung. Trotzdem stehen natürlich auch noch umfangreichere Prozess- und Strukturveränderungen an, doch Schritt für Schritt taste ich mich voran.