Allmählich kommt das „Blutbankprojekt“ in Fahrt. Jede Woche treffe ich mich mit Nasser, Vertreter der GIZ und Gilbert, Vertreter des Startups „1000HillsSolution“. Letzterer ist im Rahmen der Digitalisierung der Blutbankprozesse mit seinem kleinen Team von 3 Leuten für die Prozessbeschreibung und das Setup der technischen Architektur zuständig. Wir treffen uns entweder online per „Teams-meeting“ oder wir verabreden uns im DSSD-Büro und nutzen die gigantische technische Ausstattung mit riesigen Flachbildschirmen, Whiteboards und mobiler Büroeinrichtung.
Vor einem Jahr wurden bereits 8 Hauptprozesse für das Blutspendewesen vom Projektteam identifiziert. Doch seither ging es nicht richtig voran. Die Komplexität ist hoch und die Projektbeteiligten in ihren Rollen und Ansichten sehr unterschiedlich. Verabredete Termine werden von Einzelnen nur bedingt wahrgenommen und Corona hat dem gesamten Vorhaben auch noch einmal einen Rückschlag versetzt. Seit Anfang Juni gibt es nun einen erneuten Versuch, die bereits identifizieren Prozesse zu analysieren und zu strukturieren:
- Spender-Akquisition (Spendenaufruf, Spendermobilisation)
- Spender-Auswahl (online Registrierung und Registrierung vor Ort in den mobilen Blutspendeeinheiten)
- Blutspende (Phlebotomie und Nachsorge)
- Blutanalyse (Blutgruppen, einzelne Blutkomponenten, Blutkonserven)
- Anforderung von Blutkonserven und/oder Blutkomponenten durch Kliniken (zentral und dezentral)
- Blutbankarchiv (5 landesweite Standorte)
- Ablauf der Bluttests zur Spenderverträglichkeit in den Krankenhäusern
- landesweiter Transport der Blutkonserven mit Dronen in die Kliniken
Einige dieser Prozesse haben wir bereits in Subprozesse untergliedert, um mehr Übersichtlichkeit zu bekommen und Details besser abbilden zu können. Meist erstelle ich zuerst die Prozesse mit der „SeeMe-Notation“ als Gesamtüberblick (Workflow) und danach wird jeder einzelne Prozess noch einmal in BPMN modelliert. Somit kommen nicht nur die Ästheten sondern auch die Techniker und Programmierer auf ihre Kosten und können mit den dargestellen Prozessen entwas anfangen.
Es ist schon sehr zufriedenstellend wenn man anhand dieser optischen Prozessdarstellungen in Form von Workflows Ineffizienzen, Doppeltätigkeiten, Schnittstellenproblematiken oder komplett fehlende Arbeitsschritte identifizieren kann. Es gibt also stets einen „Basisprozess“, der so lange besprochen und bearbeitet wird, bis er in seiner Abfolge logisch und in allen Komponenten konsistent ist. Das dauert, in Abhängigkeit der Komplexität, manchmal richtig lange. Jeder am Prozess Beteiligte hat dazu noch einen anderen Blickwinkel auf den Ablauf. Diese unterschiedlichen Ansichten muss man erst einmal unter einen Hut bekommen. Aber durch Moderations- und Fragetechniken gelingt es mir trotz der Sprachbarriere recht gut, alles Wesentliche zu berücksichtigen und unterzubringen.
Es macht Spaß, mit anderen im Austausch zu sein und Wissen über Prozessmodellierung zu vermitteln. Diese Art der Entwicklungszusammenarbeit ist aus meiner Sicht die nachhaltigste, da die neuen fachlichen (Er)Kenntnisse im Land bleiben und für zukünftige Projekte anwendbar sind. Auch ich lerne durch diesen wechselseitigen Austausch sehr viel, kann mich ausprobieren und Erfahrungen sammeln. Vielleicht sind einige davon sogar zukünftig in meinem deutschen Arbeitsalltag anwendbar. Würde mich freuen!